ActivaConnect - Intercambio de documentos con un solo click

ActivaConnect es ya una realidad

​Lo anunciamos durante Binary Day porque sabíamos que supondría un antes y un después para nuestro programa de gestión empresarial.

Desde hoy es una realidad.

La nueva utilidad integrada con ActivaERP que permite intercambiar documentos entre empresas que estén utilizando el mismo programa.

Con ello podrá conseguir, entre otras ventajas, que si su cliente o proveedor utiliza también ActivaERP, su pedido, albarán o factura podrá ser importado mediante un sencillo click.

Fácil, rápido y sin errores.

Por fin, hablar de estar conectados tiene sentido.

Configuración de ActivaConnect

​La activación de ActivaConnect es totalmente automática y no es necesario realizar ningún proceso especial para ser activado. No obstante, si prefiriese no utilizar ActivaConnect para el envío y recepción de documentos automáticamente, podría configurar dos parámetros accesibles desde el menú "Archivo \ Configuraciones \ ActivaConnect":

• ActivaConnect Activo: Indica si podrá enviar y recibir documentos de otros clientes o proveedores a través de ActivaConnect.
• Empresa visible: Indica si permite que sus clientes o proveedores podrán recibir un aviso de que pueden mandarle documentos a través de ActivaConnect. Si esta opción estuviera desactivada no podrá recibir documentos pero igualmente podrá seguir enviando documentos a sus clientes o proveedores.

Configuración de clientes

Podrá personalizar el envío de cada documento para cada serie en particular accediendo a la pestaña "4 - Económicos" y pulsando el botón "Enlace serie-cliente". 

Edite posteriormente la serie deseada y en la pestaña "4 - Impresos y documentos" podrá indicar el canal por el que desea enviar cada documento a su cliente, pudiendo elegir entre Impresora, Email y ActivaConnect. 

 

 

 

Configuración de proveedores

​Al dar de alta un nuevo proveedor y validar su NIF, y sólo en el caso de que este mismo proveedor esté utilizando también la aplicación ActivaERP, se mostrará un aviso que permitirá activar el envío de pedidos a proveedor mediante ActivaConnect.

 

Envío de documentos​

Se permiten enviar los siguientes tipos de documentos a través de ActivaConnect:

• Pedidos a proveedores
• Presupuestos a clientes
• Pedidos de clientes
• Albaranes a clientes
• Facturas a clientes

Desde la propia pantalla de impresión de cada uno de estos documentos se permite elegir el canal por el que será enviado el documento. De manera predeterminada, se activará la opción indicada en la serie-cliente, en el caso de los clientes, o la opción indicada en la ficha del proveedor, en el caso de documentos de envío a proveedores.

 

 

 

Si se elige la opción de "Enviar mediante ActivaConnect" el envío podrá realizarse en "Modo silencioso" o "Modo normal".

• Modo silencioso:  El envío del documento se realizará de manera totalmente transparente y se realizará sin ninguna solicitud de intervención por parte del usuario. Opción activada de manera predeterminada y recomendada por su comodidad para el usuario.

• Modo normal:  Después de pulsarse el botón "Imprimir y enviar", se abrirá una pantalla adicional en donde se visualizará el nombre del cliente / proveedor destinatario del documento, nombre de la empresa dada de alta en ActivaConnect y, en el caso de encontrar algún impedimento a la hora de poder enviar el documento, se indicaría el motivo en el campo "Información". Haciendo doble click sobre la línea del envío, se abrirá una nueva subpantalla en donde adicionalmente podrá enviarse un mensaje al destinatario.

 

Importación de documentos

En el caso de tener nuevos documentos pendientes de visualizar, al abrir la aplicación, se mostrará un mensaje de alerta informando de la existencia de nuevos documentos disponibles.

El acceso a la pantalla de visualización de documentos de ActivaConnect se realiza desde el menú "Archivo \  ActivaConnect".

 

 

 

Carpetas 

En esta pantalla se podrán visualizar los documentos enviados o recibidos por nuestros clientes o proveedores en las diferentes carpetas disponibles. Es posible el mover los documentos entre carpetas arrastrando el documento a la carpeta elegida o mediante haciendo click con el botón derecho sobre el documento y elegiendo la opción "Mover a carpeta". 

Lista de carpetas disponibles: 

• Bandeja de entrada: Muestra los documentos que hemos recibido de nuestros clientes o proveedores. 

• Enviados: Muestra los documentos que hemos enviado a nuestros clientes o proveedores

• Archivados: Muestra los documentos que han sido archivados. Sólo podrán archivarse los documentos que hemos recibido de nuestros clientes o proveedores.

• Carpetas personalizadas: Es posible el crear nuevas carpetas para organizar los documentos recibidos, haciendo click sobre el botón "Nueva carpeta" e indicando el nombre y una descripción de la misma. Posteriormente podrán moverse los documentos a cualquiera de estas carpetas. Un ejemplo práctico de la creación de estas carpetas sería una carpeta con el nombre "Pendiente revisar" en el que se podrían mover todos los documentos recibidos y a la que accedería el encargado de supervisar los documentos antes de ser importados y, una vez comprobado que son correctos, se moverían a una segunda carpeta "Revisados" en donde la persona administrativa responsable podría realizar la importación definitiva y su posterior proceso de archivado.

 

 

Acciones

Se permiten realizar las siguientes acciones sobre cada documento:

• Aceptar: El documento se marca como Aceptado y se visualiza un icono de validación en la columna Estado del documento. Tanto nosotros como el emisor del documento podrán visualizar el estado del documento.

• Rechazar: El documento se marca como Rechazado y se visualiza un icono de rechazo en la columna Estado del documento. Tanto nosotros como el emisor del documento podrán visualizar el estado del documento.

• Archivar: El documento será movido a la carpeta "Archivados".

• Importar: Permite importar el documento automáticamente. Explicado en más detalle en la siguiente sección.

• Ver pdf: Haciendo doble click sobre el documento o mediante el menú contextual del documento, eligiendo la opción "Ver pdf", se mostrará una nueva subpantalla que permitirá visualizar el documento con el formato de documento enviado por el emisor.

 

 

Importar

Haciendo click sobre el botón "Importar", se abrirá una nueva subpantalla que permitirá importar automáticamente el documento en ActivaERP.

 

 

 

ActivaConnect intentará relacionar el emisor del documento con alguno de nuestros clientes o proveedores a través de su NIF. En el caso de no haberse podido encontrar, deberá elegirse manualmente el cliente o proveedor relacionado con el documento. 

También podrá elegirse la serie con la que desea importar el documento. ActivaConnect aprenderá de sus decisiones para futuras importaciones y no volverá a solicitar esta información.

 

En los detalles de productos podrá visualizarse el código del proveedor, su descripción, la cantidad y el precio del proveedor.

ActivaConnect intentará relacionar cada producto con productos existentes cuyo código de proveedor y proveedor sean los mismos que se están importando. En el caso de no haberse podido encontrar, deberán elegirse manualmente. ActivaConnect también aprenderá de estas decisiones para futuras importaciones.

 

En el caso de que los productos no estuvieran introducidos en el sistema, es posible el crear los nuevos productos automáticamente haciendo click sobre el link "Crear los x nuevos productos de este proveedor". Se abrirá una nueva pantalla en donde estos productos podrán ser creados automáticamente indicando el porcentaje de beneficio que desea aplicarse.

 

 

Una vez importado, se visualizará el documento final creado para que pueda comprobar su correcta importación.