ActivaERP permite la Gestión Documental

¿Qué es un gestor documental?

Un sistema de gestión documental o también conocido como Document Management System (DMS), está pensado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los usuarios puedan acceder de forma fácil y sencilla.

La necesidad de organizar la información es un factor imprescindible para el éxito de un número de empresas y, por ello, las copias en papel están empezando a quedar en el olvido. 

Con un gestor documental, podrá relacionar facturas en pdf con su correspondiente registro contable, guardar el manual de uso de un producto en su ficha correspondiente o almacenar contratos de clientes guardándose todo en la nube y pudiéndo acceder a ellos cuando quiera y desde donde quiera, por poner algunos ejemplos.

 

¿Cuáles son las principales ventajas de la gestión documental?

- Digitalización de documentos

Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel o la asignación directa de ficheros ya digitales (facturas de proveedores o catálogos en pdf, así como imágenes de productos, por poner algún ejemplo).

- Localización central

Es muy amplia la cantidad de canales a través de los que nos llega la información a nuestra empresa. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de la empresa. La gestión documental permite almacenar y organizar toda la información en una única ubicación central y digitalizada. Será la empresa la que decidirá qué empleados pueden acceder a esta información gracias a la concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la tediosa búsqueda de documentos por las redes de carpetas de la empresa agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.

- Seguridad de la información

Aún son muchas las empresas que mantienen documentos almacenados en ficheros físicos, y de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado con el tiempo es alta. Estableciendo copias digitales de documentos, el riesgo de pérdida o deterioro es prácticamente nula, ya que, aunque se produjera el borrado accidental o premeditado de cualquier documento, existen políticas de copias de seguridad y recuperación de desastres que permitirían recuperar dicho documento.

- Acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar

Muchos documentos son creados para ser compartidos. ActivaERP ahora facilitará esta tarea con lo que cualquier usuario con los correspondientes permisos podrá acceder a los documentos indpendientemente de su localización. Con esta característica ya no serán necesarias las memorias USB o envío de documentos por mail. 

 

¿Donde puedo visualizar los documentos adjuntos?

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En la práctica totalidad de las pantallas de gestión de entidades, como son por ejemplo clientes, productos, albaranes, facturas, etc., ha sido añadido un nuevo botón en forma de clip que permite abrir la pantalla de visualización y gestión de documentos relacionados con la entidad activa.

Es decir, estando activo el cliente "Ana Trujillo", al abrirse la pantalla de la gestión documental, todos los documentos adjuntos serán relacionados directamente con el cliente indicado. De esta manera, la búsqueda de cualquier documento será fácil y rápido ya que se limitará a la búsqueda del registro en cuestión para poder visualizar posteriormente los documentos relacionados.

 

¿Cómo puedo adjuntar nuevos documentos?

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Adjuntar cualquier documento es realmente sencillo y puede ejecutarse de dos maneras. Haciendo click en la parte inferior izquierda de la pantalla, con lo que se abrirá un cuadro de diálogo que permitirá indicar los archivos a subir, o simplemente arrastrando el fichero desde nuestro explorador de archivos y soltándolo sobre esta pantalla. El fichero se subirá automáticamente, indicándose en la parte izquierda de la pantalla el nombre del fichero, la fecha de creación, el usuario que lo subió y desde qué equipo.

 

¿Qué tipos de archivo puedo subir?

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Puede subirse cualquier tipo de archivo sin ningún tipo de limitación. En determinados tipos de archivos, además, se realizará una vista preliminar automática con lo que podrá visualizar su contenido sin tener que descargar el documento en su equipo.

Los tipos de documentos que permiten la previsualización automática son:

  • Archivos Pdf
  • Hojas de cálculo Excel (xls, xlsx)
  • Documentos de Word (doc,docx)
  • Documentos de texto (txt)
  • Imágenes (bmp, jpg, png)

 

¿Cómo puedo actualizar o eliminar los documentos?

nullPara poder actualizar cualquier documento, será necesario el descargar el documento en su equipo, realizar las modificaciones deseadas y volverlo a publicar. Al publicarse de nuevo, el sistema detectará el mismo nombre de fichero por lo que, después de pedir confirmación, actualizará el documento a la nueva versión estando ya disponible en ese momento para todo el resto de usuarios.

Para descargar el fichero en su equipo. simplemente deberá situar el cursor sobre el nombre del fichero con lo que aparecerá un icono de descarga en la parte izquierda del registro y otro de eliminación en la parte derecha. Haciendo click en el icono de descarga se guardará automáticamente una copia del fichero en la ruta elegida de su equipo. 

Haciendo click sobre el icono de eliminación, y previa solicitud de confirmación, el documento será eliminado.

 

¿Cómo puedo saber si una entidad tiene documentos relacionados?

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Cuando una entidad tenga algún documento relacionado, se visualizará un pequeño círculo verde en el icono de gestión de los documentos con lo que, sin necesidad de abrir la pantalla, se nos informará de que esa entidad tiene algún documento relacionado.

 

¿Existe alguna limitación en la cantidad de ficheros a subir?

No existe ninguna limitación en la cantidad de ficheros a subir. Es totalmente ilimitada la cantidad de ficheros, aunque sí existe una limitación en el tamaño de los archivos a publicar. Los ficheros no podrán tener un tamaño superior a 15 MB cada uno.