En la nueva versión de ActivaERP 25.65.1000 hemos incorporado importantes novedades orientadas a mejorar la automatización de procesos, la gestión comercial y la experiencia de uso dentro de la plataforma.

Entre las principales mejoras destacan las nuevas funcionalidades relacionadas con inteligencia artificial y agentes integrados con ActivaERP, nuevas posibilidades en la gestión de precios y líneas de documentos, mejoras en los procesos de TPV y cobro mediante PinPad, integración con plataformas externas como Pide Fácil, así como nuevas herramientas de análisis, control y visualización de información en distintas áreas del sistema.

Inteligencia artificial y agentes integrados con ActivaERP

En esta nueva versión queremos destacar especialmente el trabajo que estamos realizando en el ámbito de la inteligencia artificial aplicada a la gestión empresarial. Actualmente ya hemos creado agentes inteligentes que están funcionando en proyectos piloto a medida para algunos clientes, conectándose con datos, documentación y procesos reales de sus empresas. Estas nuevas soluciones se están desarrollando utilizando tecnologías de inteligencia artificial basadas en Microsoft Azure AI Foundry, permitiendo crear herramientas seguras, escalables y adaptadas a las necesidades reales de cada empresa.

Entre los casos en los que ya estamos trabajando, se encuentran herramientas muy interesantes como:

• Chatbots conectados con documentación interna o bases de conocimiento.
• Agentes capaces de consultar información del ERP y responder preguntas concretas.
• Procesamiento de documentos escritos o escaneados.
• Búsqueda inteligente de información interna.
• Análisis automático de datos para detectar tendencias, diferencias o posibles incidencias.

El objetivo detrás de este trabajo es acercar la inteligencia artificial a las PYMES de una forma práctica y útil, ayudando a reducir tareas repetitivas, agilizar consultas internas y mejorar el acceso a la información diaria de la empresa.

Estas funcionalidades se están incorporando de forma progresiva, con el objetivo de ofrecer próximamente nuevas herramientas integradas de manera estándar dentro de ActivaERP.

Plataforma B2B integrada con ActivaERP

La plataforma B2B de ActivaERP incorpora nuevas mejoras orientadas a facilitar la gestión comercial entre empresas. Gracias a esta plataforma, las empresas que utilizan ActivaERP pueden ofrecer a sus propios clientes un entorno web privado desde el que consultar productos, realizar pedidos online y acceder a información comercial conectada en tiempo real con ActivaERP:

La integración directa con ActivaERP permite sincronizar automáticamente información como tarifas, stock, documentos, pedidos, condiciones comerciales y datos de cliente, evitando duplicidades y reduciendo tareas administrativas. De este modo, los clientes finales pueden realizar pedidos directamente desde la plataforma B2B de una forma mucho más rápida, cómoda y autónoma, mientras la empresa mantiene toda la información centralizada dentro de ActivaERP.

Además de la gestión de pedidos, la plataforma también permite consultar históricos de compras, descargar documentación y acceder a información comercial actualizada desde cualquier dispositivo.

Marcajes, webapp y dashboard de control horario

Disponemos de una solución completa para la gestión del control horario, formada por el módulo de Marcajes integrado en ActivaERP, una plataforma web para el registro de fichajes y un dashboard de seguimiento y análisis.

Desde ActivaERP, la empresa puede gestionar usuarios, configuraciones, Unidades de Servicio y consultar la información relacionada con los registros realizados dentro del módulo de Marcajes: 

También se amplían las posibilidades de configuración de UDS, permitiendo utilizar tanto las UDS habituales de ActivaERP como crear UDS específicas orientadas exclusivamente al control horario y gestión interna. De este modo, las empresas pueden decidir si desean utilizar las UDS para imputar tiempo a clientes y proyectos o trabajar con categorías internas específicas para el control de actividad del personal. Estas mejoras permiten disponer de una gestión de marcajes más flexible, visual y adaptada a distintos tipos de empresa y organización interna.

Por su parte, la plataforma web permite que los operarios puedan registrar sus entradas y salidas desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, sin necesidad de acceder directamente al ERP:

Además, ActivaERP también ofrece un dashboard de Marcajes que permite visualizar de forma más clara la información del control horario, facilitando el seguimiento de registros, jornadas y actividad de los empleados desde una vista más gráfica y resumida:

Solicitar actualización del precio de venta desde albaranes de proveedor

Se incorpora una nueva funcionalidad en los albaranes de proveedor que permite solicitar automáticamente la actualización del precio de venta al modificar el precio de compra de un artículo. De este modo, cuando se detecta un cambio en el coste de un producto durante la introducción de un albarán de proveedor, ActivaERP puede avisar al usuario para revisar y actualizar el precio de venta correspondiente, ayudando a mantener márgenes y precios actualizados de forma mucho más ágil.

Esta mejora resulta especialmente útil en empresas donde los precios de compra cambian con frecuencia y es necesario mantener un mayor control sobre los márgenes comerciales y la rentabilidad de los productos. La funcionalidad puede configurarse desde las opciones de los albaranes de proveedor, permitiendo adaptar el comportamiento según las necesidades de cada empresa.

Integración con PinPad para TPV y cobros

ActivaERP incorpora una nueva integración con sistemas PinPad, permitiendo conectar directamente el TPV con el datáfono para automatizar el proceso de cobro con tarjeta. Con esta integración, al seleccionar una forma de pago configurada como datáfono, el importe se envía automáticamente al terminal de pago, evitando introducir manualmente la cantidad y agilizando el proceso de cobro.

La configuración se realiza por terminal, permitiendo definir distintos dispositivos según el equipo utilizado. Además, ActivaERP permite comprobar el estado de conexión del dispositivo directamente desde la configuración. La integración también funciona en los procesos de cobro directo de facturas, facilitando la gestión de pagos desde distintos puntos de la aplicación.

Gracias a esta mejora, se reducen errores manuales, se agiliza el trabajo en caja y se ofrece una experiencia de cobro mucho más rápida y cómoda tanto para el usuario como para el cliente final.

Generación de prepedidos desde TPV 

Además, también se amplían las funcionalidades del TPV incorporando la posibilidad de generar prepedidos directamente desde la propia pantalla de venta, al igual que ocurre en el resto de documentos de venta donde se permite generar un prepedido:

Esta mejora permite registrar pedidos pendientes de una forma mucho más rápida y cómoda durante la atención al cliente, integrando el proceso directamente dentro del flujo habitual de trabajo del TPV.

Integración con Pide Fácil 

En esta versión de ActivaERP también incorporamos la integración con Pide Fácil, una plataforma orientada a la automatización de pedidos mediante inteligencia artificial y comunicación directa por WhatsApp. Gracias a esta integración, los clientes pueden realizar pedidos utilizando mensajes de texto, audios o imágenes desde WhatsApp, mientras el sistema interpreta automáticamente la información y genera los pedidos directamente en ActivaERP.

La integración permite centralizar y agilizar la recepción de pedidos, reduciendo considerablemente el tiempo dedicado a escuchar audios, revisar mensajes o introducir pedidos manualmente en el ERP. Además, Pide Fácil utiliza inteligencia artificial para relacionar automáticamente los pedidos recibidos con los productos habituales de cada cliente, facilitando una gestión mucho más rápida y eficiente.

Esta solución aporta un gran valor especialmente en empresas de distribución y sectores que gestionan diariamente grandes volúmenes de pedidos recibidos mediante WhatsApp o mensajes de voz. La configuración se realiza directamente desde ActivaERP, permitiendo definir la serie de pedidos, correos de recepción y claves de integración necesarias para conectar ambos sistemas.

Una vez recibidos, los pedidos pueden revisarse y procesarse directamente desde ActivaERP para generar automáticamente los pedidos habituales del ERP y continuar trabajando sobre ellos de forma normal. Con esta integración se consigue automatizar gran parte del proceso de recepción de pedidos, minimizar errores manuales y optimizar considerablemente el trabajo administrativo diario.

Persistencia de formatos condicionales y personalización de tablas de datos

Se incorporan mejoras en la gestión de formatos condicionales y personalización de tablas de datos dentro de ActivaERP, permitiendo conservar automáticamente la configuración realizada por el usuario. Hasta ahora, determinadas configuraciones visuales y formatos condicionales aplicados sobre las pantallas de procesos no permanecían guardados al salir de la aplicación o cambiar de pantalla. Con esta nueva mejora, dichas configuraciones pueden mantenerse persistentes, facilitando una experiencia de trabajo mucho más cómoda y personalizada:

Esto permite que cada usuario pueda adaptar distintas pantallas según sus necesidades, destacando información relevante mediante colores, reglas visuales y formatos personalizados sin necesidad de volver a configurarlos continuamente. 

Nuevas opciones de configuración de VeriFactu en documentos de venta

Continuamos ampliando las funcionalidades relacionadas con VeriFactu incorporando nuevas opciones de clasificación y gestión fiscal en los documentos de venta.

A partir de esta versión, los documentos incorporan un nuevo apartado de Calificación VeriFactu, desde donde es posible indicar información relacionada con el tratamiento fiscal de la operación:

Entre las nuevas opciones disponibles se incluyen campos como: tipo de factura, clave de régimen, calificación de la operación y operación exenta. Estas opciones permiten clasificar correctamente cada documento según el tipo de operación realizada y preparar la información necesaria para los procesos relacionados con VeriFactu.

Además, y como consecuencia de los requisitos establecidos por la nueva normativa, se incorpora una nueva restricción que impide modificar la fecha de una factura una vez generada. Esta limitación responde a las exigencias de VeriFactu para garantizar la integridad y trazabilidad de la información fiscal registrada. Estas mejoras continúan preparando ActivaERP para la adaptación a los nuevos requisitos normativos y fiscales.

Mejoras en sincronización de stock por almacén en Activa AnyWhere

Activa AnyWhere incorpora nuevas mejoras relacionadas con la gestión y sincronización de stock por almacén, permitiendo disponer de información mucho más precisa y actualizada desde la aplicación móvil. Con esta nueva configuración es posible visualizar y consultar stock detallado por almacén, facilitando el trabajo de comerciales, preventistas y usuarios que trabajan en movilidad.

Además, esta mejora optimiza los procesos de sincronización de información entre ActivaERP y Activa AnyWhere, permitiendo trabajar con mayor agilidad y disponer de información más completa durante la creación de pedidos y consultas de productos. 

Avisos de productos caducados en procesos de venta y gestión 

Incorporamos nuevas mejoras relacionadas con el control de caducidades, permitiendo avisar automáticamente cuando se intenta servir o gestionar un producto caducado dentro de distintos procesos de ActivaERP. Con esta funcionalidad, el sistema puede detectar productos con fecha de caducidad vencida y mostrar avisos al usuario durante el proceso de trabajo, ayudando a reducir errores y mejorar el control de trazabilidad y seguridad de producto. Esta mejora resulta especialmente útil en sectores donde la gestión de lotes y caducidades tiene una gran importancia, como alimentación, distribución, farmacia o productos perecederos:

Nueva pantalla de actualización de familias y subfamilias

También añadimos una nueva pantalla de actualización de familias y subfamilias, permitiendo realizar modificaciones y mantenimientos de información de forma mucho más ágil y centralizada.

Esta nueva herramienta facilita la gestión masiva de datos relacionados con clasificación de artículos, optimizando tareas habituales de organización y mantenimiento de productos dentro del ERP. Gracias a esta mejora, es posible realizar cambios de forma más rápida y visual, reduciendo tiempo administrativo y facilitando la actualización de estructuras de productos en empresas con grandes volúmenes de referencias.

Nueva pantalla de actualización de descripciones en líneas de albarán 

Se incorpora una nueva utilidad que permite modificar de forma masiva las descripciones de líneas de albaranes que todavía no han sido facturados:

Esta herramienta permite filtrar los albaranes por serie, producto y rango de fechas, seleccionar las líneas que se desean modificar e indicar una nueva descripción para aplicarla a todos los registros seleccionados. Además, también es posible añadir el nuevo texto al final de la descripción actual a través de la opción "Aplicar como sufijo", sin reemplazar el contenido existente.

Esta funcionalidad resulta especialmente útil cuando es necesario corregir, ampliar o unificar descripciones en varios albaranes antes de generar las facturas, evitando tener que acceder y modificar cada documento individualmente.

Posibilidad de editar el precio de coste en pedidos y albaranes de ventas

La actualización incorpora nuevas posibilidades de edición relacionadas con el precio de coste dentro de pedidos y albaranes: 

Gracias a esta mejora, los usuarios pueden modificar directamente el precio de coste desde los propios documentos, agilizando determinados procesos de revisión, actualización y control de precios. Esta funcionalidad resulta especialmente útil en entornos donde los costes pueden variar con frecuencia o es necesario ajustar información durante la gestión diaria de compras y recepción de mercancía.

Selección de almacén en el asistente de generación de albaranes de cliente desde albaranes de proveedor

Se amplían las posibilidades del asistente de generación de albaranes incorporando una nueva opción para indicar el almacén directamente durante el proceso de generación del documento.

Con esta mejora, los usuarios pueden definir de forma más ágil el almacén asociado a los movimientos generados, facilitando la gestión logística y el control de stock entre distintos almacenes. Esta nueva opción aporta una mayor flexibilidad en empresas que trabajan con múltiples ubicaciones o necesitan una gestión más dinámica de expediciones y movimientos de mercancía.

Generación de facturas desde albaranes de proveedor 

ActivaERP incorpora nuevas opciones para facilitar la generación de facturas directamente desde albaranes de proveedor, agilizando los procesos administrativos relacionados con compras y recepción de mercancía. Así, pulsando el icono de la factura de proveedor, se solicitará confirmación para crear directamente la factura a partir de los datos del albarán activo. Además, si el albarán ya hubiera generado la factura de proveedor, mostrará mensaje informativo y permitirá abrir directamente la factura generada anteriormente:

Nueva propiedad para no imprimir líneas de kits 

Se incorpora una nueva propiedad de configuración que permite controlar cómo se muestran los productos Kit en los documentos de venta impresos:

Al activar esta opción, las líneas de los componentes que forman parte de un producto Kit no se imprimirán en el documento, mostrando únicamente la línea principal del Kit. Esta funcionalidad resulta especialmente útil cuando se desea simplificar la información presentada al cliente, evitando mostrar el detalle interno de los componentes que forman parte del producto compuesto.

Gestión de impresión de etiquetas desde productos

Se añaden nuevas opciones relacionadas con la impresión de etiquetas desde la gestión de productos de ActivaERP. Desmarcando esta opción "Imprimir etiquetas" (habilitada por defecto en todos los productos), es posible definir y gestionar de una forma más flexible los procesos de impresión de etiquetas asociados a artículos y referencias, facilitando tareas de identificación, almacenaje y preparación de pedidos:

Otras mejoras

Generación automática del Modelo 347

Se han incorporado nuevas opciones en la pantalla de generación del Modelo 347 para facilitar la revisión y distribución de la información antes de su presentación.

Entre las novedades incorporadas destacan:

• Nuevo filtro "Fecha factura", que permite seleccionar el criterio de fecha utilizado para generar el listado, ofreciendo mayor flexibilidad en el análisis y comprobación de la información.
• Envío directo por correo electrónico, permitiendo compartir el informe generado sin necesidad de exportarlo previamente o realizar pasos adicionales.

Estas mejoras agilizan el proceso de revisión de datos y facilitan la distribución de la información cuando es necesario compartirla con departamentos administrativos, asesorías o responsables contables.

Actualización de librerías y mapas

Se han actualizado las librerías y componentes utilizados para la visualización de mapas en distintas áreas de ActivaERP. Gracias a esta actualización, los mapas utilizados en procesos relacionados con UDS y OTS pasan a utilizar versiones más recientes, mejorando su compatibilidad y garantizando una correcta visualización de la información geolocalizada. 

Mejoras en búsquedas y localización de información

Esta versión incorpora también mejoras en los sistemas de búsqueda de ActivaERP, optimizando la localización de información en distintos procesos de la aplicación. Entre las novedades destacadas se incluye la posibilidad de realizar búsquedas ignorando acentos y determinados caracteres especiales, facilitando la localización de clientes, artículos, documentos y registros incluso cuando existen diferencias en la escritura.

Esta mejora permite agilizar el trabajo diario y reducir incidencias relacionadas con búsquedas incompletas o diferencias de nomenclatura, especialmente en bases de datos con gran volumen de información. Además, se continúan incorporando mejoras internas en distintos procesos de filtrado, visualización y acceso rápido a información dentro de ActivaERP.